Apostilla

Reseña histórica de la entidad.

Convención de la Haya.

La Apostilla.
Pasos a seguir para legalizar documentos expedidos en Colombia y que se presentarán en el exterior.

Reseña histórica de la entidad

L a Superintendencia de Notariado y Registro -SNR- fue creada mediante el Decreto 3346 de 1959, como una dependencia del Ministerio de Justicia.

Mediante Decreto 3172 de 1968 se reorganizó el Ministerio de Justicia y se reglamentó que la Superintendencia funcionará como una unidad adscrita a este organismo estatal.

El Decreto 1347 de 1970 define la entidad como un organismo público. En el mismo año, se dictaron los Decretos 2165 y 2563 en los cuales se suprimió la Junta Directiva de la Superintendencia. Cabe anotar que el estatuto notarial y el estatuto de registro de instrumentos públicos fueron expedidos en 1970, y el texto aprobado, con unas pocas reformas, es el que está vigente hoy en día.

En el marco del programa de renovación de la administración pública, el Gobierno Nacional expidió los Decretos 302 y 303 de 2004, por medio de los cuales se modificó la estructura de la Superintendencia y su planta de personal. Esta reglamentación es la que rige el funcionamiento de la SNR en la actualidad.

En el artículo 18 numeral 18.11 del Decreto 302 de 2004 se delegó en la Dirección de Gestión Notarial de la SNR, la actividad de certificar con su firma el ejercicio del cargo de Notario.

Convención de la Haya

Con el fin de abolir el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros, se firmó la Convención de la Haya el 5 de octubre de 1961. Colombia ratificó este tratado mediante la Ley 455 de 1998.

Como consecuencia de ello, los documentos públicos emanados de autoridad colombiana que van a surtir efectos en alguno de los países firmantes de la Convención de la Haya, deben ser apostillados en las oficinas que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga para tal fin. En la actualidad, están ubicadas en Bogotá, en la calle 98 No.17-32.

Una vez el documento es apostillado, no requiere ningún trámite adicional ante el consulado del país en el cual se exhibirá el documento. Un trámite similar debe realizarse con los documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, cuando estos documentos provengan de un país signatario de la convención. Estos países son:

Albania, Andorra, Antigua y Barbados, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Barbados, Bielorrusia, Bélgica, Belice, Bosnia, Botswana, Brunei, Bulgaria, China, Colombia, Islas Cook, Croacia, Chipre, República Checa, República Dominicana, Ecuador, El Salvador, Estonia, Fidji, Finlandia, Francia, Macedonia, Alemania, Grecia, Granada, Honduras, Hungría, Islandia, India, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Kazakistán, Letonia, Lesotho, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malawi, Malta, Islas Marshall, Mauritania, México, Mónaco, Namibia, Países Bajos, Nueva Zelanda, Noruega, Panamá, Polonia, Portugal, Rumania, Rusia, Santa Lucía, Samoa, San Marino, Serbia y Montenegro, Eslovaquia, Eslovenia, Suráfrica, España, Surinam, Suecia, Suiza, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania, Reino Unido, Estados Unidos y Venezuela.

La Apostilla

La Apostilla es un certificado mediante la cual se avala la autenticidad de la firma y el título de la persona que ha firmado el documento, se enuncian los folios del documento y el nombre de la persona.

Pasos a seguir para
legalizar documentos
expedidos en Colombia
y que se presentarán
en el exterior

Documentos presentados ante la Superintendencia de Notariado y Registro

Mediante la Resolución 4471 del 19 de agosto de 2005 se estableció el horario de atención al público de 7 a.m. a 4 p.m. Calle 26 No. 13-49 Int. 201.

Los pasos varían según el tipo de documento.

A. Documentos de carácter civil

1. Autenticación ante Notario.

2. Reconocimiento fecha, firma y sellos del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro.

3. Legalización o Apostilla, según el caso, en la oficina que designe el Ministerio de Relaciones Exteriores.

B. Documentos de estudios

1. Documentos de estudio con intensidad horaria menor a 300 horas y los cursos libres.

2. Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

C. Copias de documentos en general

1. Legalización o Apostilla del documento original.
 
2. Autenticación ante Notario de la copia del documento, previamente Legalizado o Apostillado.

3. Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro (Calle 26 No. 13-49) Bogotá.

4. Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Nota: Por seguridad todos los poderes generales y especiales y autorizaciones de salida de menores del país se entregan al siguiente día de su presentación, con el fin de verificar la autenticidad del documento y de prestar un servicio más seguro a los ciudadanos.

 

Otras entidades:

A. Documentos de carácter eclesiástico expedidos en Bogotá

1. Firma del Párroco o del Vicario Parroquial.

2. Autenticaciones de la firma del Párroco o del Vicario Parroquial en la Notaría eclesiástica Zonal o en la Cancillería.

3. Legalización o Apostilla, según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

B. Documentos de carácter eclesiástico expedidos fuera de Bogotá

1. Autenticación del Obispo de la respectiva Diócesis.

2. Reconocimiento de la Diócesis en la Nunciatura Apostólica (Carrera 15 No. 36-33 Bogotá). 

3. Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

C. Documentos de otros credos o cultos reconocidos por el Estado

1. Reconocimiento por parte del Ministerio de Justicia (Carrera 8 No. 8-09 de Bogotá).

2. Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

D. Documentos expedidos por autoridades judiciales

1. Juzgados penales y de instrucción penal militar con la firma reconocida por el Tribunal Superior Militar: Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

2. Juzgados pertenecientes a la jurisdicción ordinaria y juzgados regionales con la firma reconocida por la Dirección Administrativa de la Carrera judicial: -Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. Defensores de familia con la firma reconocida en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF (AV. 68 No. 64-01 Bogotá). Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. Conciliaciones: Ministerio del Interior y Justicia.

E. Documentos de estudios

Establecimiento Educativo (Educación Primaria y Secundaria).

1. El documento expedido por el colegio debe presentarse al Ministerio de Educación Nacional, Secretarías de Educación de las Gobernaciones o Distritos y Municipios, según sea el caso, para el reconocimiento del Establecimiento Educativo.

2. Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Educación Superior

1. El Documento expedido por la Universidad debe presentarse en el Ministerio de Educación para reconocimiento de la Institución de Educación Superior.

2. Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Educación No formal

1. Reconocimiento en la Secretaria de Educación de las Instituciones de Educación No formal Av. El Dorado No. 66-63 Piso 3 Bogotá. Intensidad mayor a 300 horas.

2. Legalización o Apostilla según el caso, en la oficina de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores.

F. Documentos expedidos por personas jurídicas privadas

Los Documentos expedidos por Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías, entidades descentralizadas, se podrán legalizar en el Ministerio de Relaciones Exteriores, previo registro de la firma autorizada de la Entidad que expide el documento.