Superintendencia de Notariado y Registro

El Registro del Estado Civil, el cual comprende, entre otros, los nacimientos, matrimonios y defunciones, como función del Estado, se estableció en 1883, con la creación del Código Civil. Para cumplir con esta función, se expidió la Ley 57 de 1887, que en el Artículo 22, aceptaba, como prueba principal de los nacimientos, matrimonios y defunciones, ocurridos en el seno de la Iglesia Católica, las actas parroquiales de bautizos, matrimonios y defunciones. El Artículo 22 de la ley 57 de 1887, dispone: Se tendrán y admitirán como pruebas principales del estado civil, respecto de nacimientos, o matrimonios, o defunciones de personas bautizadas, o casadas, o muertas en el seno de la Iglesia Católica, las certificaciones que con las formalidades legales expidan los respectivos sacerdotes párrocos… A partir de la vigencia de la Ley 92 de 1938, (15 de junio de 1938), en su Artículo 18 se estableció Solo tendrán el carácter de pruebas principales del Estado civil respecto de los nacimientos, matrimonios, defunciones, reconocimientos y adopciones que se verifiquen con posterioridad a ella, las copias auténticas de las partidas del registro del estado civil, expedidas por los funcionarios de que trata la presente ley. La misma ley señala en su Artículo 1° quienes son los encargados de llevar el registro del Estado Civil, como lo son los Notarios, y en los Municipios donde no haya este funcionario, el Alcalde Municipal, y los funcionarios consulares de Colombia en el Exterior.” El Decreto Ley 1260 de 1970 en su Artículo 118, modificado por el artículo 10 del decreto 2158 del mismo año, establece: Son encargados de llevar el registro del estado civil de las personas: 1. Dentro del territorio nacional, los notarios, y en los municipios que no sean sede de notaria, los registradores municipales del estado civil de las personas, o en su defecto, los alcaldes municipales. Artículo 8°. El Artículo 42 del Decreto Ley 1260 de 1.970 quedará así: La inscripción que no haya sido autorizada por el funcionario no adquiere calidad de registro y es inexistente como tal. Empero, si faltare únicamente la firma del funcionario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifiquen la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, previa comprobación sumaria de los hechos, disponer que la inscripción suscrita por quien se halle ejerciendo el cargo. Si la firma faltare en el ejemplar que se conserva en el Servicio Nacional de Inscripción, éste podrá ser suscrito por el Jefe de dicha dependencia, previa autorización de la Superintendencia de Notariado y Registro. Mediante Decreto 1669 de 1997, por el cual se suprimen y fusionan unas dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro, se dispone en su Artículo 1 y 2 “(…) Artículo 1º. Supresión de la División de Registro de Estado Civil de las Personas. En cumplimiento del artículo 266 de la Constitución Política, suprímase, a partir de la publicación del presente Decreto, la División de Registro de Estado Civil de las personas dependiente de la Secretaría General de la Superintendencia de Notariado y Registro de que trata el parágrafo del artículo 1º del Decreto 2158 de 1992.(…) Parágrafo. Dentro del mes siguiente a la publicación del presente Decreto, el Ministerio de Justicia y la Superintendencia de Notariado y Registro establecerán los mecanismos para que a más tardar el 31 de diciembre de 1997, la Registraduría Nacional del Estado Civil reciba la información, soportes y archivos necesarios para la normal prestación de las funciones que viene desarrollando la División de Registro de Estado Civil de la Superintendencia de Notariado y Registro, sin perjuicio de la responsabilidad de los funcionarios encargados actualmente del manejo de la información y archivos respectivos.(…)” De conformidad con la norma anteriormente transcrita, la Superintendencia de Notariado y Registro, podía autorizar que la inscripción del registro por omisión del funcionario, fuera suscrita por quien estuviera ejerciendo el cargo. Hoy en día, la facultad de autorizar la tiene la Registraduría Nacional del Estado Civil por mandato constitucional, conforme con la disposición prevista en el artículo 266 de la Constitución Política, modificada por el Acto Legislativo 01 de 3 de julio de 2003, donde establece que a la Registraduría Nacional del Estado Civil, le corresponde ejercer entre otras funciones, la de organizar y dirigir el Registro Civil y la Identificación de las personas. Ya por virtud del Artículo 77 de la Ley 962 de 2005, que modificó el artículo 118 de Decreto Ley 960 de 1970, que había sido modificado por el artículo 10 del Decreto 2158 de 1970, se permite autorizar de manera excepcional a los Notarios, Alcaldes Municipales, corregidores e inspectores de policía, a los jefes o gobernadores de los cabildos indígenas, a ejercer la función del registro civil de manera compartida . [2] De forma que el organismo facultado legalmente para prestar el servicio y centralizar la información del registro civil mediante los duplicados que le envían periódicamente los distintos funcionarios encargados de la prestación de este servicio en el país, fuera la Dirección Nacional de Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. En tanto la función del registro civil que se preste por los notarios, está bajo la dirección y orientación de dicha dependencia, conforme lo dispone el Artículo 2 de la Resolución 1346 de 2007, por la cual se autoriza a los notarios del país, la función del registro civil de manera compartida. Lo anterior teniendo en cuenta los Numerales 4º y 5º del Artículo 5º del Decreto 1010 de 2000, que establece como competencia de esa entidad, expedir certificaciones del estado civil de las personas que sean solicitadas de conformidad con las leyes vigentes, entre otras, I) atender el manejo, clasificación, archivo y recuperación de la información relacionada con el registro civil, y adelantar inspección y vigilancia de los servicios de registro del estado civil de las personas. ___________________________________________________________________________________________________ [2] Corte Constitucional C-896 de 1999 “(…) la función de llevar a cabo el registro del estado Civil por parte de los notarios, no vulnera el artículo 266 de la Constitución política, por cuanto este no reservó de manera exclusiva para el Registrador Nacional del Servicio Civil, la función de llevar el registro civil, sino que le señaló la responsabilidad de dirigirlo y organizarlo (…)”

Delegada de Notariado

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