Superintendencia de Notariado y Registro

Superintendencia
Delegada para
el Registro

Nuestra Delegada

“La Superintendencia Delegada para el Registro tiene como objetivo la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Registradores de Instrumentos Públicos, dentro del marco legalmente establecido por el artículo 23 del Decreto 2723 de 2014, como también atender las Peticiones, Quejas y Reclamos en relación a la prestación del servicio público registral.

Superintendente Delegada para el Registro.

Dra. Consuelo Perdomo Jiménez, abogada egresada de la Universidad Libre de Colombia con estudios y especialización en Derecho Notarial y Registral, quien viene liderando, promoviendo e implementando acciones para la mejora continua de la prestación del servicio público Registral hoy esencial.

Reseña Histórica Registro

La seguridad y la protección jurídica de los bienes inmuebles en Colombia es una responsabilidad del Estado desarrollada a través de la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR -, función que es supervisada a través de la Superintendencia Delegada para el Registro – SDR -, la cual ejerce las funciones de Orientación, Inspección, Vigilancia y Control del Servicio Público Registral, que desarrollan las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del País, bajo los principios de eficiencia, eficacia y efectividad debidamente establecidos en la Misión Institucional de la SNR.

Este proceso se nutre a través de la atención oportuna y dentro de los términos legales a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y diferentes solicitudes presentadas por los usuarios del servicio público registral. En tal sentido una vez advertida una situación que amerite ser revisada por esta delegada, se ordenarán visitas generales, especiales e intervenciones a que haya lugar, de conformidad con la Ley 1579 de 2012 en sus artículos 96 a 103.

El Grupo de Orientación Registral atiende las diferentes peticiones, quejas y reclamos presentadas por los ciudadanos, relacionadas con el desarrollo del proceso registral. El Grupo de Inspección Vigilancia y Control, se encarga de realizar las visitas generales, especiales y de seguimiento de acuerdo con la normativa vigente y las políticas institucionales y emite informes de intervención, coordinando con la dirección técnica de registro la aplicación de las medidas a que haya lugar.

Las funciones de la Superintendencia Delegada para Registro conforme el artículo 23 del Decreto 2723 de 2014 son las siguientes:

  1. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro la fijación de las políticas, estrategias, planes y programas en relación con la prestación del servicio público registral.
  2. Ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público registral que prestan las oficinas de registro de instrumentos públicos.
  3. Orientar e instruir sobre la aplicación de las normas que rigen la actuación registral, de conformidad con las directrices impartidas por el Superintendente de Notariado y Registro.
  4. Aprobar los manuales, protocolos y reglamentos que guían las visitas de inspección general, especial y de seguimiento acordes con los procesos y procedimientos actualizados.
  5. Realizar las visitas generales, especiales y de seguimiento de acuerdo con la normativa vigente y las políticas institucionales.
  6. Atender las peticiones, quejas y reclamos en relación con la prestación del servicio público registral, en coordinación con la oficina de atención al ciudadano.
  7. Solicitar al Superintendente de Notariado y Registro la intervención de las oficinas de registro de instrumentos públicos y la designación del correspondiente director de intervención, de acuerdo con la ley.
  8. Supervisar la implementación de las acciones adoptadas como resultado del informe de intervención y coordinar con la dirección técnica de registro la aplicación de las medidas a que haya lugar.
  9. Estudiar y adoptar las medidas a que haya lugar, en relación con los informes que presenten los entes de control, entidades gubernamentales y organismos privados en relación con el servicio de registro de instrumentos públicos.
  10. Ejercer las funciones de la secretaría técnica del Consejo Superior de la Carrera Registral.
  11. Apoyar la realización de los concursos para proveer las vacantes en el cargo del registrador de instrumentos públicos, de conformidad con los lineamientos del Consejo Superior de Carrera Registral y en coordinación con las demás dependencias competentes de la superintendencia.
  12. Asistir al superintendente, cuando así lo determine, en las gestiones y representaciones que ante organismos públicos y privados deben llevarse a cabo en materia de organización y funcionamiento del servicio de registro de instrumentos públicos.
  13. Identificar los riesgos inherentes a la prestación del servicio registral en el país y proponer los mecanismos para mitigarlos.
  14. Proponer al Superintendente de Notariado y Registro los lineamientos y criterios técnicos del modelo de inspección, vigilancia y control bajo el enfoque de gestión de riesgo, coordinar y responder por su implementación técnica.
  15. Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del sistema integrado de gestión de la dependencia.
  16. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
  17. atender los Impedimentos y Recusaciones de los Registradores de Instrumentos Públicos de conformidad al artículo primero de la Resolución 5705 del 1° de junio de 2017.

Mediante Resolución 2863 del 16 de marzo de 2018, al interior de la SDR, se crearon dos grupos internos de trabajo, esto en atención a la solicitud realizada por la misma dependencia que se fundamentó en su labor interna de reingeniería de su gestión y adecuación a los procesos misionales.

En este sentido se crearon los siguientes Grupos Internos de Trabajo:

  • Grupo de Inspección, Vigilancia y Control Registral.
  • Grupo de Orientación Registral.

Cada grupo cuenta con una coordinación y con un equipo de trabajo conformado por funcionarios de planta y contratistas que procuran por el cumplimiento de las funciones asignadas por la Ley.

Conforme con el artículo 1º del Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos expedido con la Ley 1579 del 1º de octubre de 2012, el registro de instrumentos públicos es un servicio público que se presta a través de los Registradores de Instrumentos Públicos, quienes, conforme con los lineamientos institucionales son considerados del nivel directivo y son los responsables del funcionamiento técnico y administrativo de la respectiva Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos -ORIP- (Art. 92 Ley 1579 de 2012).

Ahora bien, conforme con el parágrafo 2º del artículo 73 del mimo Estatuto, las ORIP se agrupan en dos categorías: Principales y Seccionales. En la actualidad la primera categoría corresponde a las ORIP que se encuentran ubicadas en ciudades capitales y las seccionales en las demás categorías de municipios.

En total hay 195 ORIP que a su vez se agrupan en cinco regionales. Concretamente la distribución es la siguiente:

OFICINAS POR REGIONES

Oficinas por Regiones

Categoría

Central

Andino

Caribe

Pacífica

Orinoquía

Total

Principal

8

5

8

4

10

35

Seccional

61

45

23

23

8

160

Total

69

50

31

27

18

195

Respecto de las ORIP Principales, las cuales son 35, se precisa que para los casos de Bogotá y Medellín hay más de una oficina. En Bogotá son 3 (zonas norte, centro y sur) y en Medellín 2 (zonas norte y sur).

Es pertinente señalar que, cada ORIP tiene asignada una competencia territorial o comprensión registral, la cual puede abarcar uno o más municipios.

En cuanto a las regiones registrales, el artículo 73 del Estatuto dividió los departamentos para el manejo administrativo, financiero, operativo y de personal, en cinco (5) regiones Registrales, las cuales se integran de la siguiente forma:

  1.  Región Registral Caribe: Conformada por los departamentos de La Guajira, Cesar, Atlántico, Magdalena, Córdoba, San Andrés y Providencia, Sucre y Bolívar;
  2.  Región Registral Pacífica: Conformada por los departamentos de Chocó, Valle del Cauca, Cauca y Nariño;
  3.  Región Registral Orinoquia: Conformada por los departamentos de Meta, Arauca, Casanare, Vichada, Guainía, Guaviare, Vaupés, Amazonas, Caquetá y Putumayo;
  4.  Región Registral Central: Conformada por los departamentos de Cundinamarca, Huila, Tolima, Boyacá, Santander y Norte de Santander;
  5. Región Registral Andina: Conformada por los departamentos de Antioquia, Risaralda, Caldas y Quindío.

Sistemas Misionales implementados en las ORIP

Actualmente la SNR cuenta con dos sistemas misionales implementados en las 195 ORIP, el primero, siendo el más antiguo y de administración local, es el Folio Magnético; el Sistema Integrado de Registro (SIR), el cual es el más reciente en términos tecnológicos y su administración se ubica directamente en la sede central de la Entidad.

De las 195 ORIP, 44 tienen implementado Folio Magnético y 151 realizan su gestión a través del SIR.

Otros aplicativos implementados en las ORIP

Radicación Electrónica – REL

Es un aplicativo desarrollado por la SNR y a cargo de la gerencia de la Dirección Técnica de Registro, que permite realizar desde la entidad origen, la radicación de documentos en las Oficinas de Registro, cumpliendo con los aspectos legales y documentación necesaria para realizar dicho proceso.

En cuanto a los beneficios de este aplicativo, el sistema permite ejercer control y brinda transparencia en el proceso de liquidación que se realiza al interior de las Oficinas de Registro. Adicionalmente cuenta con otros beneficios como:

  • Documentos digitales. Disminución de archivo físico
  • Brinda seguridad jurídica al documento objeto de registro. (firma digital).
  • Pagos virtuales y validación en línea.
  • Control al recaudo de la entidad.
  • Eliminación de los anticipados de la Entidad.
  • Radicación Automática de todo tramite pagado.
  • Radicación simultánea en varios círculos registrales.
  • Simplificación de trámites.
  • Notificaciones electrónicas.
  • Módulo de devoluciones de dinero.

El aplicativo de Radicación Electrónica (REL), al 31 de diciembre de 2020 se encuentra implementado en 12 ORIP, concretamente en las Oficinas de Registro ubicadas en las ciudades de Bogotá D.C., Medellín, Cali, Barranquilla, Yopal, Facatativá, Zipaquirá, Fusagasugá y Duitama. Igualmente, este aplicativo está implementado y por ende interoperable con 173 notarías localizadas en las mismas ciudades.

La Superintendencia de Notariado y Registro, mediante la Resolución número 02170 Febrero 28 de 2022 actualizó las tarifas por concepto del ejercicio de la función registral y dictó otras disposiciones.

Conforme al artículo 74 de la Ley 1579 de 2012, le corresponde a la Superintendencia de Notariado y Registro fijar las tarifas por concepto del ejercicio de la función registral, así como su ajuste anual teniendo en cuenta el Índice de Precios al Consumidor, previo estudio que contendrá los costos y criterios de conveniencia que demandan. Actualmente las tarifas registrales vigentes se encuentran fijadas por la Resolución 02436 de 19 de marzo de 2021.

  1. Resolución No. 02436 de 2021 – “Por la cual se actualizan las tarifas por concepto del ejercicio de la función registral y se dictan otras disposiciones”

El registro de la propiedad inmobiliaria es un servicio público que consiste en anotar, en un folio de matrícula inmobiliaria, los datos más importantes de los actos, contratos o providencias judiciales y administrativas o arbitral sujetas a registro y de los que dispongan su cancelación, con el fin de que cualquier persona interesada conozca en todo momento el estado jurídico de los bienes inmuebles matriculados.

La función que ejercen las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos es servir de medio de tradición y dar publicidad a los actos, se encuentra debidamente regulada por la Ley 1579 del 01 de octubre de 2012, disposición que ejerce autonomía en el ejercicio de sus funciones a los Registradores, y se ejerce sobre el circulo registral asignado por la ley.

Es importante resaltar que a partir de enero del año 2015, la Superintendencia de Notariado y Registro inició un cambio estructural en su dinámica organizacional, teniendo en cuenta que la expedición del Decreto 2723 de 19 de diciembre de 2014 , mediante el cual se modificó la estructura de la Superintendencia, trajo consigo el reto de implementar un nuevo modelo Institucional acorde a las modificaciones introducidas en el Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos implementado mediante la Ley 1579 del 1º de Octubre de 2012, aspectos que aún son objeto de cambios y transformaciones institucionales acordes a la exigencia y nuevos requerimientos del Servicio Público Registral.

Además, para el desarrollo del proceso Registral se debe contar con todas las normas que regulan la materia entre ellas, la Constitución Política de Colombia, Código Civil, Código de Comercio, Decretos, instrucciones administrativas y demás normas afines.

PROCESO DE REGISTRO 

  1. ¿Es necesario acudir a un intermediario para registrar un documento?
  2. ¿Qué actos son objeto de registro?
  3. ¿Cuál es el término de duración del trámite de registro?
  4. ¿Cuál es el término para radicar documentos sometidos a registro?
  5. ¿En dónde se debe registrar un documento?
  6. ¿Cómo registrar un documento?
  7. ¿Cuál es el proceso de registro?
  8. ¿Es viable la eliminación de una inscripción o registro del folio de matrícula inmobiliaria?
  9. ¿Qué puedo hacer si no estoy de acuerdo o conforme con la devolución de un documento o negativa del registro?
  10. ¿Cómo es la forma para corregir errores detectados en el folio de matrícula inmobiliaria?
  11. ¿Cuál es el término para radicar documentos sometidos a registro?
  12. ¿Cómo solicito un certificado de ampliación de la tradición?
  13. Radiqué un documento en la oficina de registro pero perdí el recibo, ¿Cómo puedo reclamar el documento sometido a registro?
  14. ¿Todos los errores en el registro se corrigen mediante actuación administrativa?
  15. ¿Qué debo hacer cuando el folio de matrícula inmobiliaria no refleja la cabida y los linderos actuales o la información no coinciden?

PATRIMONIO DE FAMILIA

  1. Mi casa está afectada por patrimonio de familia, ¿Cómo hago para cancelarlo?
  2. Todavía tengo un hijo menor de edad, ¿Qué debo hacer para cancelar el patrimonio de familia?

TARIFAS REGISTRALES

  1. ¿Cuáles son las tarifas de registro?
  2. ¿Cómo puedo saber el costo de lo que debo pagar por la escritura de venta de mi casa?

BLOQUEO FOLIO DE MATRICULA INMOBILIARIA

  1. ¿Qué es el bloqueo de folio?
  2. ¿Cuáles son las causales para que se dé un bloqueo de folio?
  3. ¿Cuáles son las consecuencias de un bloqueo de folio?
  4. ¿Por qué en algunas ocasiones no es posible la expedición de certificados de libertad y tradición en línea o a través de los kioscos electrónicos?

CORRECIONES EN LOS FOLIOS DE MATRICULA INMOBILIARIA

  1. Acabo de pedir un certificado de tradición y observo que mi casa está a nombre de otra persona. ¿Qué puedo hacer? ¿el registrador me puede sacar mi casa del comercio?
  2. Solicité un certificado de tradición y observo que se cometió un error en el número de mi cédula. Yo soy el propietario. ¿cómo debo solicitar la corrección?
  3. ¿Cómo se actualiza la nomenclatura en el folio de matrícula inmobiliaria (Certificado de Tradición en Bogotá)
  4. Una entidad bancaria me está solicitando una constancia de corrección ¿En dónde la puedo requerir?
  5. Una entidad bancaria me está solicitando Una constancia de corrección ¿en dónde la puedo requerir?

CANCELACION HIPOTECA

  1. Documentos que se deben anexar para registrar la cancelación de una hipoteca

CERTIFICADO ESPECIAL DE PERTENENCIA 

  1. ¿Cuáles son los requisitos para solicitar un certificado especial de pertenencia?

EMBARGOS

  1. ¿Cómo hago para cancelar un embargo de mi casa?

Dentro de la gestión de la SDR está la de atender las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias relacionadas con la prestación del servicio público registral, en coordinación con la Oficina de Atención al Ciudadano, con el objetivo de garantizar las condiciones de tiempo, modo y lugar, y de esta manera poder realizar diagnósticos y sugerir estrategias que redunde en la mejora continua del servicio y la satisfacción del ciudadano. (Decreto 2723 de 2014 artículo 23 numeral 3).

Este tema viene siendo atendido por el Grupo de Orientación Registral, grupo conformado a través de la Resolución No.2863 del 16 de marzo de 2018, expedida por la SNR).