Oficina Asesora de Planeación

Según la Resolución 00211 de enero 11 de 2022, de la Superintendencia de Notariado y Registro, indica que desde la jefatura de planeación se debe dirigir, asesorar y controlar la formulación, ejecución y seguimiento de los planes, programas, proyectos, procesos, mecanismos de medición y demás elementos relacionados con la gestión organizacional, de acuerdo con los objetivos institucionales. Además, al estar articulada con la segunda dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) El propósito de la Oficina Asesora de Planeación es permitirle a la entidad identificar la mejor ruta estratégica, la cual de claridad y garantice cuáles son las prioridades en los planes de desarrollo (nacionales y territoriales).

Según el Artículo 15 del decreto 2723 de 2014, son Funciones de la Oficina Asesora de Planeación:

1. Dirigir, administrar y promover el desarrollo, implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Planeación y Gestión de la Superintendencia.
2. Definir directrices, metodologías, instrumentos y cronogramas para la formulación, evaluación, seguimiento y capacitación de los planes, programas y proyectos de la Superintendencia.
3. Asesorar al Superintendente y demás dependencias en la formulación, seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos para el cumplimiento de la misión de la Entidad.
4. Establecer, conjuntamente con las dependencias de la Superintendencia, los índices y los indicadores necesarios para garantizar un adecuado control de gestión a los planes y actividades de la Superintendencia de Notariado y Registro.
5. Asesorar a las dependencias internas en la racionalización de los procesos y procedimientos de la Entidad.
6. Preparar en coordinación con la Secretaría General y demás dependencias de la Superintendencia, el anteproyecto de presupuesto de la Entidad, de acuerdo con las directrices que imparta el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación y el Superintendente de Notariado y Registro.
7. Elaborar los estudios para la creación, supresión, modificación o fusión de Notarías, y Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.
8. Coordinar con la Dirección Técnica de Registro, la elaboración de los estudios técnicos y administrativos que soporten los cambios, la modernización y la eficaz gestión en el servicio de registro de instrumentos públicos.
9. Orientar a las Direcciones Regionales en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en las de Registro de Instrumentos Públicos.
10. Promover y evaluar los programas y proyectos de cooperación técnica internacional, en coordinación con las entidades competentes.
11. Coordinar el proceso de planeación estratégico institucional acorde con los procesos establecidos y políticas públicas sectoriales, así como realizar el seguimiento y evaluación a su ejecución.
12. Estructurar los informes relacionados con los avances y resultados de la estrategia institucional, los planes, programas y proyectos de la Superintendencia de acuerdo con los requerimientos y la normativa vigente.
13. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de conformidad con el artículo 6° delDecreto 2482 del 3 de diciembre de 2012 y las normas que lo modifiquen.
14. Asesorar y coordinar la planeación de estrategias, proyectos y actividades de la Superintendencia, relacionadas con la implementación y reporte de las políticas de desarrollo administrativo, siguiendo los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en los términos establecidos en elDecreto 2482 de 2012 y las normas que lo modifiquen.
15. Coordinar con la Dirección de Talento Humano, el procedimiento relacionado con los Acuerdos de Gestión que suscriban los gerentes públicos de la Entidad, de acuerdo con lo previsto en la ley y los procedimientos internos.
16. Consolidar la información y resultados de la implementación de las políticas de desarrollo administrativo e informar de los mismos a la alta dirección de la Superintendencia.
17. Diseñar metodologías para elaborar y actualizar los manuales de procesos y procedimientos de cada una de las dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro y coordinar su elaboración, desarrollo e implementación.
18. Diseñar en coordinación con las dependencias competentes el Plan Anticorrupción de la Entidad, para la aprobación del Superintendente de Notariado y Registro y coordinar su implementación.
19. Coordinar con la Oficina de Atención al Ciudadano, el diseño y aplicación de herramientas de encuesta, análisis, evaluación, medición y estudio de la calidad del servicio e índice de satisfacción al ciudadano en la Superintendencia.
20. Establecer los parámetros y directrices para la implementación, actualización y mejoramiento continuo de los sistemas de información estadística de acuerdo con las necesidades institucionales.
21. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Dependencia.

La Oficina Asesora de Planeación se encuentra organizada según Resolución 2863 de marzo 16 de 2018, en la cual se crearon los siguientes grupos de trabajo:               

Organigrama   

1. Normatividad:

DECRETO 3346 DE 1959 – “Por medio del Artículo Primero se crea la Superintendencia Nacional de Notariado y Registro”

DECRETO 2723 DE 2014 – “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

RESOLUCIÓN 2863 DE 2018 – “Por la cual se crean unos grupos internos de trabajo, adscritos a la oficina asesora de planeación”.

RESOLUCIÓN 00211 DE 2022 – “Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la planta global de personal de la Superintendencia de Notariado y Registro adoptado mediante Resolución número 5709 de 6 de mayo de 2019”.

MANUAL OPERATIVO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN – Marzo 2023 – V5 – “Consejo para la gestión y desempeño institucional”.

MANUAL DE CALIDAD DEL PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD – Septiembre de 2022 – V1 – “Con el fin de permitirle al lector comprender el alcance del sistema en el desarrollo de sus actividades diarias, la mejora continua y la implementación de nuevas metodologías que contribuyen al aumento de la eficacia del sistema.”